会計資料や決算書類など、長年の保管義務のある書類の保管は、多くの企業や個人事業主にとって非常に面倒な課題です。
例えば請求書や領収書などの会計資料の保管は、株式会社の場合は10年の保管義務があります。税務調査のときくらいしか使われず、ほとんど使わない過去の会計資料を10年間保管することは、スペースの無駄だと感じる人も多いですよね。
よく使うならまだしも、ほとんど使わない大量の会計書類や決算書類、かなりスペースを取られてとても邪魔ですね。
そこで、この記事では会計資料が邪魔にならない効率的な保管方法を紹介します。
事務所の棚がスッキリとして新たな知識を得るための本やなどを入れるスペースもできるので、会計資料の保管に困っている方は、ぜひご一読ください。
邪魔にならない効率的な過去の会計資料の保管方法
会計資料の保管方法には、効率的な方法があります。
一般的にはファイルやバインダーを使って棚の下のほうなどに置かれるのがよくある方法です。ただ、結構場所をとられるのでなんとかならないかなぁと思っている人も多いです。
まず、デジタル化による保管方法があります。会計資料をスキャンしてデータ化し、クラウドサービスやデータ管理ソフトを活用することで、場所を取らずに保管できます。
また、トランクルームの利用も一つの方法です。会計資料を保管する場所に困っている場合は、トランクルームを利用することでスペースを確保できます。
トランクルームを使うほどでない量の場合は、段ボール1箱ごとに低コストで預けられるサービスもあります。大きめの段ボール一箱で月額400円かからないので、トランクルームよりかなりコスパよく預けることができます。
デジタル化による保管方法
会計資料の保管に困っている方におすすめなのが、デジタル化による保管方法です。デジタル化することで、紙の資料をスキャンして電子データ化することができます。これにより、大量の紙の資料を効率的に保管することができます。
デジタル化による保管のコツは、まずスキャナーを用意することです。スキャナーは、パソコンに接続して使用するものや、スマートフォンで撮影してデータ化するものなどさまざまな種類があります。自分に合ったスキャナーを選びましょう。
また、データの整理も重要です。スキャンした資料をフォルダやデータベースに整理して保存しましょう。フォルダ名やファイル名には、内容や日付などをわかりやすく記入することがポイントです。
さらに、バックアップも忘れずに行いましょう。データが紛失してしまったり、破損してしまったりすることを防ぐために、定期的にバックアップを取ることが大切です。外部のハードディスクやクラウドサービスを利用してバックアップを行いましょう。
デジタル化による保管方法は、会計資料を効率的に保管するための有効な方法です。ぜひ試してみてください。
トランクルームの利用が効率的でコスパが良い
会計資料を効率的に保管する方法として、トランクルームの利用があります。トランクルームは、会社のオフィスや倉庫のようなスペースを借りることができる場所です。
会計資料だけでなく、オフィスの備品なども預けることができるため、半畳から3畳くらいの倉庫があったらいいのになという場合にはおすすめです。
トランクルームを利用することで、会計資料を外部に保管することができます。これにより、オフィス内のスペースを有効活用することができ、会計資料が邪魔になることもありません。
トランクルームのデメリットは、近くにないと移動が面倒なことです。ここに関しては、宅配型のトランクルームや後述するサマリーポケットなどが便利で使いやすいです。
トランクルームの利用にはいくつかのポイントがあります。まず、適切なサイズのトランクルームを選ぶことが重要です。会計資料の量や大きさに合わせて、必要なスペースを確保しましょう。
また、トランクルーム内の整理整頓も大切です。会計資料を分類し、ラベルを貼るなどして管理しましょう。これにより、必要な資料を簡単に見つけることができます。
さらに、トランクルームのセキュリティにも注意しましょう。会計資料は重要な情報を含んでいるため、盗難や紛失を防ぐために、セキュリティ対策をしっかりと行いましょう。
トランクルームの利用は、会計資料を効率的に保管するための一つの方法です。会社のオフィスや倉庫のスペースが限られている場合や、会計資料が邪魔になることが多い場合には、ぜひ検討してみてください。
